Niezbędnik narzędzi dla pracy managera placówki medycznej

Zmiany zachodzące na rynku medycznym stale przyśpieszają. Dzieje się tak w wielu obszarach, od e-rewolucji w służbie zdrowia, przez marketing przesuwający siłę ciężkości na online, aż po preferencje pacjentów. Przed managerem placówki medycznej stoi dzisiaj wiele wyzwań. Kierownicy często pełnią rolę prawdziwego kombajnu zarządzająco – analityczno – kreatywnego.

Jak tworzyć skuteczne działania marketingowe mierząc się z ograniczeniami budżetowymi? W jaki sposób analizować na bieżąco dane o pracy przychodni i badać satysfakcję pacjentów? Czy możliwe jest by przy wszystkich obowiązkach dodatkowo dbać o kwestie prawne, jak choćby poprawnie chronić dane pacjentów zgodnie z ustawą RODO? Ten wpis jest dedykowany wszystkich managerom, którzy chcą stale podnosić jakość zarządzanej przez siebie placówki medycznej.

Wpis został podzielony na 3 podstawowe obszary działań managera placówki medycznej:

  1. Narzędzia biurowe oraz organizacyjne
  2. Tworzenie i zarządzanie treścią
  3. Analiza danych

Jeżeli tylko będziecie chcieli, stworzymy kolejną część rozszerzającą informacje o narzędziach przydatnych w innych aspektach Waszej codziennej pracy.

1. Narzędzia biurowe oraz organizacyjne dla placówek medycznych

Aplikacje w chmurze już dawno zaczęły wypierać tradycyjne oprogramowanie instalowane na komputerach. Jest to rozwiązanie zdecydowanie wygodniejsze, bezpieczniejsze i stabilniejsze, dlatego wszystkie wymienione w zestawieniu narzędzia są dostępne z poziomu przeglądarki.

W aplikacjach online postęp prac zapisywany jest automatycznie, można wrócić do edycji z dowolnego miejsca i urządzenia, a także udostępniać pliki reszcie zespołu by jeszcze łatwiej wspólnie nad nimi pracować lub dodawać uwagi. Działanie aplikacji online jest stabilniejsze i nie trzeba się martwić o pobieranie aktualizacji. Pierwszym programem tego typu na liście jest bezpłatny pakiet biurowy Google (wystarczy posiadać konto), który jest niczym innym jak odpowiednikiem Microsoft Office. Teraz tworzenie dokumentów tekstowych, prezentacji i arkuszy jest jeszcze łatwiejsze.

Dysk Google umożliwia przechowywanie i synchronizację plików między różnymi urządzeniami. Jest to doskonałe narzędzie do tworzenia bazy materiałów promocyjnych (duże pliki graficzne oraz wideo) lub informacyjnych (uporządkowana baza wiedzy może być zbawieniem dla nowych pracowników).

W dzisiejszych czasach, gdy praca tak płynnie przechodzi ze stacjonarnej do zdalnej, gdzie różne piony firmy mają tak odmienne kompetencje, a Ty musisz mieć rękę na pulsie – pomocną dłoń wyciągają aplikacje do zarządzania zadaniami oraz projektami. Jest ich na rynku całkiem sporo i wiele się od siebie nie różnią. Warto zwrócić uwagę na Trello oraz Asanę.

Zasady są podobne, tworzysz zespoły i przypisujesz im tablice, na których układasz lejki procedowania zadań. Najprostszy przykład to tablica: “Do zrobienia” -> “W trakcie” -> “Zrobione”. Jakie daje to korzyści? Powiedzmy, że przygotowujesz propozycję ciekawej akcji promocyjnej (w dowolnym miejscu i czasie), tworzysz zadanie dla zespołu marketingowego, wyznaczasz czas realizacji, w treści opisujesz zagadnienie, dzielisz się linkami oraz materiałami graficznymi i wideo. Czyż nie brzmi to jak dobrze naoliwiony mechanizm?

Narzędzia online dla managerów placówek medycznych. Wizualizacja.

“Na ważne rzeczy nie można »Znajdować czasu«. Musi on być zarezerwowany w kalendarzu”

napisał niegdyś Timothy Ferriss w książce Narzędzia tytanów. Taktyki, zwyczaje i nawyki milionerów, ikon popkultury i ludzi wybitnych. Kalendarz Google to doskonały organizer, który pozwoli Ci łatwo planować spotkania i zarządzać pracą zespołu. Natomiast Meet to usługa do komunikacji wideo, która pozwala tworzyć konferencje nawet do 300 osób. W bezpłatnej wersji maksymalna długość spotkania może wynosić 1 godzinę. Dla większych przychodni warto zainteresować się pakietem Google Workspace (wcześniej G Suite).

Aurero to nie tylko wygodny, bezpieczny i zgodny z rozporządzeniem RODO sposób przechowywania dokumentów medycznych pacjenta. To również znacznie więcej niż tylko e-Recepty, e-Zwolnienia czy indeks leków. Aurero to kompleksowe rozwiązanie dla placówek medycznych.

Aplikacja pozwala ograniczyć korzystanie z wielu narzędzi online i offline, tak by wszystkie funkcjonalności znajdowały się w jednym miejscu. Płynne przejście pacjenta od rejestracji przez wizytę aż po podsumowanie medyczne oraz rozliczeniowe. Rozbudowana platforma telekonsutacyjna pozwalająca na prowadzenie komunikacji trzema kanałami (czat, telefon oraz wideo). Integracja z drukarkami fiskalnymi i terminalami – wystawianie faktur jednym kliknięciem. Wsparcie dla płatności online. Integracja z laboratorium oraz moduł badań klinicznych. W skrócie optymalizacja pracy całej placówki medycznej. 

2. Tworzenie i zarządzanie treścią

Na rynku znajdziesz wiele systemów zarządzania treścią (ang. skrót CMS). Wylicza się, że na świecie istnieje już ponad 10 milionów stron internetowych napędzanych przez WordPressa, co przekłada się – w zależności od źródła – od 35% do nawet 60% wszystkich dostępnych globalnie witryn. Codziennie powstaje 500 nowych, co w porównaniu do innych platform, może jeszcze pogłębiać dominację tego CMS’a.

Dzieje się tak z kilku powodów. Przede wszystkim WordPress rozpowszechniany jest na licencji GNU General Public License i jest dostępny bezpłatnie. Jego intuicyjność w obsłudze, bogaty zbiór motywów, elastyczność i możliwość rozbudowywania za pomocą – często bezpłatnych – wtyczek; sprawia iż jest najlepszym wyborem dla wielu firm o bardzo różnych profilach działalności (od prostych wizytówek, aż po duże sklepy korzystających z kompleksowego modułu sprzedażowego WooCommerce).

Na rynku istnieje wiele innych platform umożliwiających tworzenie i zarządzanie treścią, by wspomnieć o Joomla!, Drupal czy typowo e-sprzedażowych rozwiązaniach jak PrestaShop lub Magento. Na jakiekolwiek narzędzia byś się nie zdecydował, pamiętaj by się w nie wdrożyć oraz / lub przynajmniej jednego pracownika. Choćby na podstawowym poziomie by później łatwo i sprawnie aktualizować informacje na swojej stronie internetowej. Dla potencjalnego klienta to Twoja wizytówka. Jeżeli pacjent nie będzie mógł znaleźć ważnych informacji lub będą one nieaktualne – może zarejestrować wizytę u innego specjalisty. 

Potrzeby i preferencje pacjentów dot. kontaktu z rejestracją medyczną oraz lekarzami uległy znacznym zmianom. Zrozumiałym jest, że dzisiaj pacjent nie chce spędzać długich minut tylko po to by móc się dowiedzieć o wolnych terminach. Rozumiemy jednak również, że stworzenie funkcjonalnego i intuicyjnego panelu do zapisu pacjentów online może być barierą – nakładu pracy oraz budżetu – nie do przebicia. Właśnie dlatego system Aurero można zintegrować z naszym autorskim systemem Lekarz.Center.

Lekarz.Center to platforma umożliwiająca internetową rejestrację wizyt wszystkim Twoim pacjentom. W dowolnym dniu i o dowolnej porze, a jest to często kluczowy punkt utrzymania decyzji. Dla pacjentów rejestracja online to raptem kilka kliknięć – wybór specjalisty, dostępnej daty i podanie podstawowych danych. Dla Ciebie to pewność, że pacjent nie zrezygnował z wizyty wyłącznie przez utrudnienia w komunikacji. Twój personel nie musi również brać czynnego udziału w kolejnych etapach obsługi, gdyż system sam może przypomnieć pacjentowi o zbliżającym się terminie wizyty lub jej odwołaniu poprzez powiadomienia e-mail i SMS.

Kliknij i zobacz jak system został wdrożony w Centrum Medycznym All-Med z Łodzi.

3. Analiza danych w placówkach medycznych

Absolutna podstawa do analizy statystyk ruchu i zachowania użytkowników w witrynie internetowej. Jest to całkowicie darmowe narzędzie od Google. Dzięki niemu dowiesz się więcej o swoich pacjentach – dane demograficzne, informacje z jakiego źródła przeszli na Twoją stronę i z jakich urządzeń korzystają, czy są to powracający czy nowi użytkownicy, co wpisują w wyszukiwarkę, jakie podstrony najczęściej odwiedzają, gdzie konwertują lub gdzie kończy się ich sesja etc. Implementacja odbywa się poprzez dodanie kodu śledzącego Analytics do swojej witryny lub poprzez Google Tag Managera. Jeżeli korzystasz z WordPressa możesz skorzystać z oficjalnej wtyczki Googla, która zrobi to automatycznie.

Analiza danych w placówkach medycznych. Pulpit Google Analytics.

Doskonałe narzędzie na start strony internetowej lub jakiejś nowej funkcjonalności. Dwie najważniejsze cechy tego narzędzia to tworzenia mapy cieplnej Twojej witryny oraz nagrywania w czasie rzeczywistym sesji użytkownika. Jest to doskonały sposób by z podziałem na typ urządzenia sprawdzić czy interfejs nie przyprawia użytkownikom problemów bądź jakie elementy zwracają ich uwagę. Należy jednak pamiętać, że to rozwiązanie może obciążać stronę i ją spowalniać. Hotjara można wypróbować za darmo i nie jest do tego wymagana karta kredytowa. Instalacja w WordPress odbywa się poprzez dedykowaną wtyczkę.

Placówki medyczne mają swoją specyfikę, którą najlepiej analizować poprzez dedykowane dla nich rozwiązanie. Nawet najlepszy manager nie jest w stanie sprawdzać ile średnio trwają wizyty u danego lekarza bądź ile pacjentów bywa u niego nieobecnych. Natomiast takie uśrednione dane dają ogromne pole do optymalizacji pracy przychodni.

Raporty zbiorcze w Aurero pozwalają na odkrycie mocnych i słabych punktów Twojej placówki. Dane zapisują się automatycznie i w każdej chwili możesz sprawdzić: najpopularniejsze dni oraz godziny zapisów pacjentów, stosunek pacjentów nowych do powracających, płeć, wiek, źródła zapisów, czas oczekiwania na wizytę, opóźnienie wizyt, czas trwania wizyt, wykorzystanie grafiku wśród poszczególnych specjalizacji, wykorzystanie grafiku wśród poszczególnych lekarzy, wizyty umówione w analizowanym okresie i wiele innych.

Aurero.com - oprogramowanie medyczne dla przychodni i gabinetów. Baner darmowy okres próbny.

Masz pytania?

Zostaw swój numer telefonu! Nasi eksperci skontaktują się w trybie 24/7