W systemie ZgłośPacjenta Aurero, ośrodki zgłosiły już ponad 250 zescreenowanych pacjentów do swoich oddziałów NFZ.
Przypomnijmy: od 1 czerwca 2019r. ośrodki prowadzące badania kliniczne mają obowiązek zgłaszania numerów PESEL ich uczestników.
Nowe prawo zaczęło obowiązywać 1 czerwca, a poprzez swoje brzmienie dało wszystkim ośrodkom w Polsce 14-dniowy bufor czasowy. Pierwsze dni miesiąca nie należały do najprzyjemniejszych, w szczególności dla osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych pacjentów i koordynacje pracy ośrodków, ale także i dla monitorów, którzy odbijali kolejne pytania ośrodków “o co chodzi z tą ustawą” – w środowisku badań klinicznych nikt nie wiedział nic ponad “obowiązek przekazania informacji do właściwego oddziału NFZ”.
Ten stan faktyczny dotyczył także drugiej strony – ani Ministerstwo Zdrowia ani Wojewódzkie Oddziały NFZ nie posiadały odpowiednich procedur i nikt nie potrafił udzielić odpowiedzi na żadne pytania.
Niestety problemu nie stanowił tylko brak jasnych procedur przekazywania informacji do NFZ. Prawnicy, lokalne oddziały NFZ, badacze i koordynatorzy – każdy na własny sposób interpretował określenie “włączenia pacjenta do badania”. W niektórych projektach stanowiło to nie małe wyzwanie gdyż okres między screeningiem, a randomizacją pacjenta wynosił często wiele tygodni, podczas gdy ustawodawca określił czas na ich zgłoszenie jako zaledwie 14 dni.
3 miesiące później… co się zmieniło?
Świadomość wzrosła, technicznie – niewiele.
Wciąż nie zostały podjęte żadne kroki w kierunku stworzenia centralnego systemu, który zbierałby wszystkie dane w jednym miejscu i umożliwiał to, na czym ustawodawcy zależy najbardziej – kontrolę i statystykę. Niektóre Wojewódzkie Oddziały NFZ przypominają wpisami w aktualnościach o zmianach w obowiązującym prawie, inne idąc krok dalej tworzą dedykowane skrzynki pocztowe, jeszcze inne… podają adres do wysyłki listu pocztowego.
W przeciwieństwie do pracowników budżetówki, zespoły badawcze stawiają na nowoczesne rozwiązania i oszczędność czasu. Zamiast wycieczki do najbliższej placówki pocztowej wybierają wysyłkę informacji drogą emailową.
Tylko czy robimy to dobrze?
W dobie wielu nowych regulacji (m.in. RODO) i mając na uwadze bezpieczeństwo danych należy zastanowić się czy jako członkowie zespołów badawczych dokładamy wszelkiej staranności, aby zabezpieczyć te dane. W przypadku przekazywanie numerów PESEL pacjentów należy być dodatkowo czujnym – operujemy danymi wrażliwymi.
Pracując w ośrodku prowadzącym badania kliniczne pracujemy z takimi danymi każdego dnia. Czy jednak przestrzegamy wszystkich reguł bezpieczeństwa?
Czy mamy szyfrowane dyski? Firewalle? Szyfrujemy pocztę? Czy przesyłając dane pacjentów (nawet potwierdzenia wizyt wewnątrz zespołu) kodujemy dane i zabezpieczamy archiwa hasłem, które wysyłamy oddzielnym kanałem komunikacji?
Wiele wytycznych to mrzonka biorąc pod uwagę tryb codziennej pracy w ośrodkach. Należy jednak dołożyć starań by przesyłane przez nas dane były odpowiednio zabezpieczone, w szczególności gdy wysyłamy je do podmiotów jak NFZ.
Najprostszą praktyką, która zabezpieczy dane osobowe będzie zapakowanie ich do archiwum plików i zablokowanie dostępu ustawiając hasło. Hasło to nie powinno być krótsze niż 8 znaków. Należy pamiętać, że ciągi typu “Hasło123”, “Michał234” od dłuższego czasu nie należą do bezpiecznych i można je szybko złamać.
Nadane hasło należy przesłać oddzielnie (nigdy razem z przesyłanym plikiem). Zalecane jest użycie oddzielnego kanału komunikacji, jednak bądźmy realistami – dzwonienie do NFZ w celu podania hasła dostępu do pliku nie należy do praktycznych rozwiązań.
W Aurero zdajemy sobie sprawę jak cenny jest czas każdego dnia.
W odpowiedzi na potrzebę środowiska badań klinicznych w Polsce stworzyliśmy system, który umożliwia wysłanie zgłoszenia do wybranego oddziału NFZ z danymi uczestników badań spełniając obowiązek informacyjny zdefiniowany w ustawie.
Udostępnione przez nas narzędzie jest całkowicie bezpłatne – na zawsze.
System ZgłośPacjenta Aurero to nie tylko komfort pracy i pewność, że wprowadzone zgłoszenie zostanie niezwłocznie dostarczone do wskazanego Oddziału NFZ. To także gwarancja, że wszystkie dane (zarówno ośrodka, jak i pacjentów) są przetwarzane zgodnie z RODO i najnowszymi wytycznymi dot. przekazywania danych wrażliwych.
W systemie ZgłośPacjenta Aurero, ośrodki zgłosiły już ponad 250 zescreenowanych pacjentów do swoich oddziałów NFZ.
Pracujesz w badaniach klinicznych?
Poznaj czołowe funkcjonalności Aurero, dzięki którym ułatwisz codzienną pracę i rozwiniesz swój ośrodek wdrażając nowoczesne rozwiązania.
Zobacz jak Aurero wspiera ośrodki w codziennej pracy.
Pracujesz po stronie CRO/Sponsora?
Napisz do nas i sprawdź jak możemy pomóc rozwinąć Twoją karierę.