NIK sprawdził RODO w szpitalach, a czy Twoja placówka jest na to gotowa?

Kontrola NIK w szpitalach wykazała bezwzględną konieczność zmiany w podejściu placówek medycznych do ochrony danych osobowych i prywatności pacjentów.  Tylko nieliczne spośród skontrolowanych szpitali stworzyły odpowiednie warunki do przechowywania dokumentacji medycznej.

Papierowa dokumentacja medyczna przyczyną niespełnionych wymagań RODO?

Bezpieczne przechowywanie papierowej dokumentacji medycznej w placówkach ochrony zdrowia okazuje się być niebagatelnym problemem. Tak ważne dokumenty nie mogą być przechowywane w niezamykanych szafkach lub na półkach. Do dokumentacji przechowywanej w ten sposób mają dostęp osoby nieupoważnione, co stanowi duże zagrożenie dla prywatności danych pacjentów. Stwarza to również ryzyko zagubienia dokumentacji. Kontrole NIK wykazały również, że personel medyczny nie zawsze przykłada odpowiednią wagę do tego, gdzie odkładane są kartoteki. Wynika to głównie z rutyny.

Placówki nie są jednak skazane na niedopełnienie wymagań RODO odnośnie ochrony danych osobowych i medycznych pacjentów. Przed niepożądanym podglądaniem danych skutecznie zabezpiecza elektroniczny obieg dokumentów. Jest to jedyne rozwiązanie, które eliminuje sytuacje wycieku wrażliwych danych spowodowane ich niewłaściwym przechowywaniem.

Systemy informatyczne dla placówek medycznych powinny lepiej zabezpieczać przechowywane w nich dane pacjentów

Przechowywane w postaci elektronicznej dane osobowe i medyczne pacjentów również muszą być odpowiednio zabezpieczone. Informacje zawarte w EDM, dotyczące pacjenta, przebytych chorób, badań i zabiegów wymagają szczególnej ochrony. Dlatego tak ważne jest, aby system do prowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej gwarantował najwyższe standardy bezpieczeństwa dla przechowywania i obiegu danych. Skupimy się więc na tych zabezpieczeniach, które są najbardziej istotne w odniesieniu do przepisów RODO.

System Aurero gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa danych szczególnie wrażliwych. Sprawdź!

Logowanie do systemu pierwszym newralgicznym punktem zabezpieczeń

Podstawowym zabezpieczeniem, jakie system do prowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej powinien zapewniać jest bezpieczeństwo logowania dla jego użytkowników. Każda osoba spośród personelu placówki, korzystająca z systemu powinna logować się na swoje własne konto, przy pomocy unikalnego hasła. Istotne jest również, aby program dla placówki medycznej przewidywał automatyczne wylogowanie użytkownika z jego konta po upływie określonego czasu bezczynności. Optymalny dla bezpieczeństwa i wygody pracownika czas bezczynności, po którym użytkownik powinien zostać automatycznie wylogowany z systemu to 10 min.

Pełna historia wglądu do danych osobowych to lepsza kontrola niepożądanych zdarzeń

Przy prowadzeniu papierowej dokumentacji medycznej problemem okazuje się brak możliwości kontroli nad tym, kto i kiedy miał do niej dostęp. Elektroniczna Dokumentacja Medyczna umożliwia sprawowanie takiej kontroli. System informatyczny w placówce medycznej powinien udostępniać pełną historię wglądu do danych osobowych i medycznych. Jest to ważne przede wszystkim dlatego, że pozwala wykazać w czasie kontroli kto, kiedy i do czego miał dostęp. Tworzenie takiego rejestru to jedna z najważniejszych funkcji programu dla przychodni, gdy mówimy o przepisach RODO.

Karta pacjenta powinna zawierać informację, komu placówka może udostępnić dokumentację medyczną

To dzięki takiej informacji personel przychodni w szybki i prosty sposób jest w stanie zweryfikować, kto z rodziny pacjenta jest uprawniony do wglądu w jego dokumentację medyczną. Obecność tej informacji w elektronicznej karcie pacjenta pozwala rozwiać wszelkie wątpliwości personelu.  Dzięki temu łatwo można również wykazać w czasie kontroli, że dokumentacja medyczna została udostępniona wyłącznie osobom do tego upoważnionym przez samego pacjenta. Czarno na białym. Jednocześnie personel musi pamiętać o konieczności sprawdzenia dokumentu tożsamości osoby zgłaszającej się po odbiór dokumentacji pacjenta. To połączenie zabezpieczeń systemu i dbałości personelu gwarantuje pełną ochronę wrażliwych danych.

Jak bezpiecznie przechowywać zgody na przetwarzanie danych osobowych?

Aby placówka medyczna miała dostęp do danych pacjenta oraz mogła prowadzić dokumentację medyczną, pacjent musi wyrazić pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Przechowywanie takich zgód w formie papierowej może przysparzać problemów, zajmować sporo miejsca oraz stwarzać ryzyko ich zagubienia. Są to dokumenty ważne do wykazania podczas kontroli, dlatego powinny być chronione równie dobrze jak dane pacjentów, do których placówka ma dostęp. Aby wyeliminować ten problem, system dla przychodni powinien dawać pacjentowi możliwość podpisania elektronicznej zgody na przetwarzanie danych osobowych. To nie tylko oszczędność miejsca. To dbanie o bezpieczeństwo ważnych dokumentów.

A co z informacjami przekazywanymi telefonicznie?

Kolejny newralgiczny punkt, kiedy przepisy RODO w placówce medycznej mogą zostać naruszone to telefoniczna obsługa pacjentów. Nie jest łatwo zweryfikować dzwoniących bez odpowiednich mechanizmów, które to umożliwiają. System dla przychodni powinien automatycznie autoryzować połączenia przychodzące. Bez tego personel przychodni nie będzie miał pewności, czy osoba, z którą rozmawia to na pewno pacjent. Rozwiązaniem jest automatyczne powiązanie numeru telefonu z danym pacjentem. Znacznie ułatwia to pracę personelu, ale przede wszystkim chroni przed udzieleniem informacji o pacjencie osobom nieupoważnionym.

Jak zadbać o prywatność pacjenta podczas rejestracji?

Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów zawierających dane osobowe i medyczne jest niezbędne, aby placówka funkcjonowała zgodnie z przepisami RODO. Równie ważne jest zapewnienie pacjentowi prawa do zachowania prywatności w trakcie rejestracji i w każdym innym punkcie styczności pacjenta z personelem medycznym. Dobrym rozwiązaniem jest elektroniczna rejestracja wizyt, podczas której pacjent bez obecności osób postronnych może wprowadzić w formularzu swoje dane. Również powiązanie systemu informatycznego z tabletami pomaga pacjentom zachować prywatność – pacjent może wprowadzić swoje dane samodzielnie przy pomocy tabletu udostępnionego mu w okienku rejestracji.

Jeśli system dla przychodni posiada wyżej wymienione funkcjonalności, świadczy to o tym , że dba o przestrzeganie przepisów RODO, a tym samym gwarantuje bezpieczeństwo danych pacjentów.

Poznaj Aurero – system, który pomoże Twojej przychodni funkcjonować zgodnie z przepisami RODO.

‍