Wybór najlepszego oprogramowania medycznego dla Twojego gabinetu lekarskiego, czy też zarządzanej przez Ciebie przychodni bądź szpitala, może wydawać się trudny. Najważniejsze jednak, że rozpocząłeś ścieżkę do optymalizacji swojej pracy oraz ułatwienia wykonywania zadań personelu. E-rewolucja w branży medycznej zatacza coraz szersze kręgi i dążysz by Twoja placówka czerpała z niej garściami. Zdajesz już sobie sprawę, że udogodnienia jakie niesie ze sobą technologia mogą znacznie wybiegać ponad obowiązkowe prowadzenie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM), wystawiania e-zwolnień, e-recept czy e-skierowań.
To bardzo dobry kierunek. Teraz jednak chciałbyś wybrać optymalne i możliwie kompleksowe rozwiązanie, które najlepiej będzie odpowiadało Twoim potrzebom. Poniższy artykuł może być dla Ciebie drogowskazem do podjęcia najlepszej decyzji.
1. Poznaj swoje potrzeby
Prawdopodobnie nie potrzebujesz wszystkich rozwiązań dostępnych na rynku oprogramowania medycznego. Jednocześnie te oczekiwane przez Ciebie funkcje powinny znajdować się w jednym miejscu, tak by pozbyć się wielu różnych programów i przenieść większość lub wszystkie czynności do jednego systemu.
Przed wybraniem oprogramowania warto pochylić się nad własnymi oczekiwaniami. Być może prowadzisz mały gabinet lekarski i w zupełności wystarczy Ci aplikacja do bezpiecznego zarządzania dokumentacją medyczną, prowadzenia terminarza pacjentów i dostępu do aktualnej bazy leków. Takie narzędzia dla gabinetów lekarskich często są dostępne zupełnie za darmo.
Innym razem profil Twojej działalności może wymagać specyficznych możliwości. Przykładowo, dla gabinetu stomatologicznego przydałaby się funkcja prowadzenia bezpośrednio w programie czytelnego diagramu zębowego, a w przypadku medycyny pracy może Ci zależeć na rozszerzonym module telemedycyny lub udostępnianiu ankiet dla pacjentów.
Możesz być również managerem dużej przychodni lub szpitala prywatnego i poszukiwać kompleksowych rozwiązań, które umożliwią koordynację pracy różnych działów. Twoje oczekiwania wobec oprogramowania medycznego mogą znacznie wykraczać poza e-gabinety lekarskie. Twoim celem może być uruchomienie rozbudowanej rejestracji pacjentów przez internet bądź system automatycznych przypomnień o zbliżających się terminach wizyt. W optymalizacji pracy placówki może Cię wesprzeć precyzyjny moduł analityczny, który pozwoli na szybkie sprawdzenie kluczowych statystyk.
Jak widzisz, rozpiętość wymagań może być ogromna. Właśnie dlatego zrozumienie własnych potrzeb jest tak ważne. Przed rozpoczęciem poszukiwań tego jedynego, idealnego programu medycznego, zastanów się – a najlepiej zanotuj – wszystkie problemy swojej działalności. W jakim obszarze zauważasz największą potrzebę usprawnień? Jakie funkcjonalności mogłyby je rozwiązać? Posegreguj aspekty pracy według własnej skali potrzeb i staraj się myśleć perspektywistycznie (jak mogą się zmienić moje potrzeby w przeciągu 2 lat?).
Nowoczesne oprogramowanie medyczne najczęściej dostarczane jest w usłudze chmury (dostępne z każdego urządzenia przez przeglądarkę). Dzięki temu może być dynamicznie rozwijane i dostosowywane do potrzeb klientów. Jeżeli jakiś program spełnia większość Twoich oczekiwań, ale brakuje mu jakiejś funkcjonalności – dopytaj biuro obsługi czy wdrożenie takiego modułu jest planowane lub ile kosztowałoby zrealizowanie go indywidualnie. Przy okazji zweryfikujesz jak funkcjonuje obsługa klienta, jakie jest podejście firmy do użytkowników i jaki jest widok na rozwój programu.
Dzięki hierarchicznemu uporządkowaniu potrzeb Twojej placówki medycznej, już na poziomie poznawania podstawowych informacji o programie, będzie Ci łatwiej podjąć decyzję o rozpoczęciu…
2. Bezpłatna wersja próbna
Zwróć uwagę czy dostawca oprogramowania medycznego udostępnia możliwość przetestowania wersji próbnej swojej aplikacji. Nie chodzi tutaj o piękną prezentację, lecz o możliwość organoleptycznego sprawdzenia czy faktycznie program sprawdzi się w Twoim gabinecie lekarskim bądź przychodni. Nie ma lepszej sposobności na zrewidowanie swoich wyobrażeń. Aplikacja może spełniać wszystkie Twoje wymagania, lecz przy obsłudze może się okazać, że jakaś funkcjonalność nie działa tak jak powinna. Interfejs może być nieintuicyjny i zamiast poprawić jakość pracy Twojej kadry, znacznie ją utrudni.
Tylko dzięki wersji próbnej możesz odkryć wszystkie wady i zalety oprogramowania. Nie będziesz działał pod wpływem impulsu, tylko faktycznie świadomie podejmiesz decyzję.
3. Bezpieczeństwo i wygoda
Oprogramowanie medyczne będzie służyło do gromadzenia i przechowywania danych wrażliwych pacjentów. Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Zdrowia z 6 kwietnia 2020 roku:
“Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych […].
2) są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana”.
Twoje nowe oprogramowanie medyczne musi spełniać wymogi prawne prowadzenia EDM. Upewnij się, że istnieje możliwość wydzielania odpowiednich ról dla użytkowników z różnych pionów kadry tak by dane na temat stanu zdrowia pacjentów nie mogły trafić w niepowołane ręce. Jednocześnie program powinien pozwalać na bezpieczne udostępnianie dokumentacji zarówno chorym, jak i osobom przez nich upoważnionym.
Jeżeli chodzi zaś o wygodę, pobieżne sprawdzenie funkcjonalności może dać Ci błędne wrażenie. Checklista była dobra na poziomie wyboru programu do testu, natomiast podczas samego okresu próbnego warto faktycznie spędzić czas z programem. I to najlepiej dłuższą chwilę. Postaraj się przesunąć swoje obowiązki jakby wersja testowa była już tą ostateczną. Dzięki temu coś, co na pierwszy rzut oka było super, może się okazać mało intuicyjne.
W przypadku, gdy prowadzisz przychodnię bądź szpital i z oprogramowania będą korzystały różne działy – od personelu medycznego, przez rejestrację, aż po księgowość – już na etapie testu warto wyznaczyć osoby, które będą mogły Ci zaopiniować rozwiązania. Warto przy tym powierzyć to zadanie osobom energicznym. Sceptycznie nastawiony do zmian personel zawsze może Ci zwrócić negatywne wrażenia. Proś o argumentację i przekaż feedback do działu obsługi technicznej. Być może jakiś problem w ogóle nie jest rozpoznany po stronie deweloperów oprogramowania i zostanie szybko rozwiązany.
Jak wybrać najlepszy program dla placówek medycznych?
“Dajcie swoim pracownikom bardziej wyszukane zadania i lepsze narzędzia, a odkryjecie, że potrafią oni udźwignąć większą odpowiedzialność i wykonywać swoją pracę w mądrzejszy sposób. W erze cyfrowej każdy pracownik musi być pracownikiem umysłowym”
napisał Bill Gates, założyciel Microsoftu w książce BIZNES SZYBKI J@K MYŚL. Dzięki wersjom próbnym wcale nie musisz podejmować pochopnych decyzji. Testuj rozwiązania. Dziel się przemyśleniami ze swoim zespołem. Jeżeli odpowiednio zlokalizujesz potrzeby – oprogramowanie medyczne może odmienić pracę Twojego gabinetu, przychodni czy też szpitala.
